Kebijakan Privasi XChat

1. Pendahuluan

XChat adalah platform customer service berbasis AI yang membantu bisnis mengelola komunikasi dengan customer melalui channel seperti WhatsApp Business Platform. Kebijakan Privasi ini menerangkan bagaimana XChat mengumpulkan, menggunakan, memproses, menyimpan, dan melindungi informasi ketika layanan digunakan.

2. Informasi yang Diproses

Informasi yang kami proses bergantung pada fitur yang digunakan dan dapat meliputi:

• Informasi akun dan workspace, seperti nama, alamat email, keanggotaan, peran, dan pengaturan workspace.
• Informasi bisnis, seperti profil bisnis, konfigurasi layanan, data produk, AI Agent, Human Agent, dan flow customer service.
• Data percakapan customer, seperti nomor WhatsApp, nama atau profil jika diberikan oleh WhatsApp, isi pesan, media atau lampiran jika fitur tersebut digunakan, metadata percakapan, dan waktu pesan.
• Data Website Chat, seperti nama, alamat email, nomor telepon yang diberikan pengunjung sebelum chat, isi pesan, serta waktu percakapan.
• Data dari WhatsApp Business Platform, seperti WhatsApp message ID, status pesan (sent, delivered, read, atau failed), WhatsApp Business Account ID, serta Phone Number ID milik bisnis.
• Dokumen dan knowledge, yaitu informasi bisnis yang sengaja diunggah atau dimasukkan pengguna untuk mendukung jawaban AI dan proses retrieval-augmented generation (RAG).
• Informasi teknis, yaitu data yang diperlukan secara wajar untuk keamanan, pencatatan kesalahan, troubleshooting, dan operasional layanan.

3. Cara Informasi Digunakan

Kami dapat menggunakan informasi untuk:

• menjalankan dan menyediakan layanan customer service;
• menampilkan serta mengelola percakapan di dashboard;
• mengirim dan menerima pesan melalui WhatsApp;
• mengirim dan menerima pesan melalui widget Website Chat;
• memahami pertanyaan dan menghasilkan draft atau balasan berbasis AI;
• menyediakan RAG berdasarkan knowledge bisnis yang relevan;
• menjaga keamanan, kinerja, dan stabilitas layanan;
• melakukan troubleshooting dan menangani gangguan;
• mengevaluasi dan meningkatkan layanan; serta
• memenuhi kewajiban hukum yang berlaku jika diperlukan.

5. AI dan Pemrosesan Pesan

Jika fitur AI digunakan, isi pesan dan konteks percakapan dapat diproses untuk memahami pertanyaan, mencari informasi yang relevan dalam knowledge bisnis, dan menghasilkan draft atau balasan customer service. Hasil AI dapat tidak lengkap, kurang tepat, atau memerlukan peninjauan. Pengguna bisnis bertanggung jawab mengatur knowledge, instruksi, dan pengawasan yang sesuai atas penggunaan AI.

6. Penyimpanan dan Retensi Data

Data dapat disimpan selama diperlukan untuk menyediakan layanan, mempertahankan riwayat percakapan, menjaga keamanan, menyelesaikan gangguan, dan memenuhi kewajiban hukum yang berlaku. Periode retensi dapat berbeda berdasarkan jenis data, konfigurasi layanan, kebutuhan bisnis pengguna, dan persyaratan hukum. Ketika data tidak lagi diperlukan, kami dapat menghapus atau menganonimkannya sesuai proses yang berlaku.

7. Keamanan Data

XChat menggunakan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk membantu melindungi data dari akses, penggunaan, perubahan, atau pengungkapan yang tidak sah. Meskipun demikian, tidak ada metode penyimpanan atau transmisi elektronik yang dapat dijamin sepenuhnya aman.

8. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Data dapat diproses oleh penyedia layanan yang diperlukan untuk mengoperasikan XChat, seperti penyedia hosting atau cloud, database dan infrastruktur, Meta/WhatsApp, penyedia AI atau model jika fitur tersebut digunakan, serta layanan monitoring atau teknis lain yang relevan. Kami membatasi pemrosesan tersebut pada tujuan penyediaan, pengamanan, dan pemeliharaan layanan atau ketika diwajibkan oleh hukum.

9. Penjualan Data

XChat tidak menjual data pribadi customer kepada pengiklan atau pihak ketiga untuk tujuan periklanan.

10. Hak Pengguna

Sesuai hukum yang berlaku dan kemampuan layanan, pengguna dapat meminta akses terhadap data, koreksi data yang tidak akurat, penghapusan data, atau informasi mengenai cara data diproses. Dalam keadaan tertentu, kami dapat perlu memverifikasi identitas dan kewenangan pemohon sebelum menindaklanjuti permintaan.

11. Penghapusan Data

Pengguna atau customer yang ingin meminta penghapusan data dapat menghubungi kami melalui [EMAIL_PRIVACY] dengan menjelaskan data atau workspace yang terkait. Permintaan akan ditinjau dan diproses sejauh diwajibkan oleh hukum serta dimungkinkan oleh layanan. Sebagian data mungkin perlu dipertahankan apabila diperlukan untuk keamanan, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum.

12. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan layanan, praktik pemrosesan, atau ketentuan hukum. Tanggal “Terakhir diperbarui” di bagian atas halaman akan disesuaikan ketika perubahan diterbitkan.

13. Kontak

Untuk pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi atau pemrosesan data oleh XChat, silakan hubungi:

Nama layanan

XChat

Email

[EMAIL_PRIVACY]

Website

[WEBSITE_URL]